Thông thường, các đội được hình thành chỉ bằng cách tập hợp một số người lại với nhau và những người này bằng cách nào đó tìm thấy một cách để làm việc cùng nhau. Các đội có hiệu quả nhất khi được xây dựng một cách cẩn thận. Để xây dựng, phát triển và hỗ trợ một nhóm có hiệu quả cao, hãy sử dụng các nguyên tắc sau:
1. Đặt mục tiêu rõ ràng cho nhóm.
Các mục tiêu này cần được thiết kế để theo mô hình "SMART":
- Specific (Riêng biệt)
- Measurable(Đo lường)
- Achievable (Đạt được)
- Relevant (Thích hợp)
- Time-bound (Thời gian ràng buộc)
Mục tiêu có thể là đưa ra báo cáo dự án bao gồm một kế hoạch dự án, tiến độ và ngân sách để phát triển và thử nghiệm một hệ thống quản lý nhân viên hoàn thành thực hiện trong năm tới. Viết những mục tiêu ra cho việc thông tin liên lạc và thảo luận giữa các thành viên trong nhóm.
2. Thiết lập mục tiêu rõ ràng để đo lường hiệu quả liên tục của nhóm.
Các mục tiêu, cùng nhau đạt được các mục đích tổng thể, cũng nên được thiết kế theo mô hình "SMART". Ví dụ, mục tiêu có thể là: a) đưa ra một dự thảo của một báo cáo dự án trong bốn tuần đầu tiên của hoạt động nhóm, và b) đạt được Hội đồng quản trị phê duyệt hệ thống quản lý được đề xuất thực hiện trong bốn tuần tới. Ngoài ra, nên viết những mục tiêu cho việc thảo luận giữa các thành viên.
3. Xác định một cơ chế thông tin liên lạc rõ ràng và nhất quán giữa các thành viên trong nhóm.
Các trưởng nhóm mới thường giả định rằng tất cả các thành viên trong nhóm biết những gì họ biết. Thông tin chặt chẽ là đặc điểm quan trọng nhất của một nhóm thành công. Không có thông tin liên lạc, những đặc điểm khác có thể tồn tại. Nhóm thành công ngay cả trong giao tiếp, chẳng hạn:
- Tất cả các thành viên thường xuyên nhận được và hiểu được thông tin về nhóm, ví dụ, về mục đích của nhóm, hội viên, tình trạng và thành tích.
- Những thông tin liên lạc này có thể được gửi thông qua các bản tin thường xuyên, báo cáo tình trạng, các cuộc họp, email và các công cụ cộng tác.
4. Xác định một thủ tục cho các thành viên đưa ra các quyết định và giải quyết vấn đề.
Các nhóm thành công thường xuyên gặp phải tình huống mà họ phải đưa ra quyết định và giải quyết vấn đề một cách có hiệu quả cao. Thông thường, nhóm dựa vào việc thảo luận cho đến khi thành viên trở nên mệt mỏi và thất vọng , hoặc họ dựa vào một người có những ý kiến mạnh mẽ nhất. Thay vào đó, hãy:
- Tài liệu hóa một thủ tục mà trong đó các nhóm có thể đưa ra quyết định và đảm bảo rằng tất cả các thành viên là nhận thức của thủ tục.
- Các thủ tục có thể xác định rằng quyết định nào được thực hiện, đầu tiên hướng tới sự đồng thuận trong một khoảng thời gian nhất định và nếu không đạt được sự đồng thuận, sau đó nhóm dựa vào đa số phiếu.
5. Xây dựng quy trình nhân sự (tuyển dụng, đào tạo, tổ chức, thay thế).
Thông thường, các thành viên trong nhóm được yêu cầu tham gia vào nhóm và bằng cách nào đó để "đẽo." Thật không may, cách tiếp cận đó tạo ra "con chip", chứ không phải là thành viên trong nhóm có giá trị. Thay vào đó, nếu thành viên trong nhóm thông qua một quá trình một tổ chức hệ thống, sau đó các thành viên mới thường tin rằng nhóm được tổ chức tốt và vai trò của họ là rất có giá trị trong nhóm. các nhóm thành công sẽ:
- Xác định vai trò và chuyên môn cần thiết trên các nhóm để đạt được mục đích và kế hoạch của nhóm - họ nhân viên theo kế hoạch, không cá nhân.
- Thành viên mớ trong nhóm trải qua một quá trình có hệ thống để tham gia vào nhóm - họ hiểu mục đích của nhóm, vai trò của họ, các bước tiếp theo của họ và nơi nhận được sự giúp đỡ.
6. Xác định thành viên nhóm.
Hãy xem xét mức độ chuyên môn cần thiết để đạt được các mục tiêu, bao gồm cả kiến thức và kỹ năng. Ít nhất một người có kỹ năng tạo điều kiện thuận lợi và quản lý cuộc họp. Cố gắng để tạo ra sự đa dạng đủ các giá trị và quan điểm để đảm bảo những ý tưởng mạnh mẽ và thảo luận. Các thành viên cần phải có thời gian để tham dự mọi cuộc họp và thực hiện các nhiệm vụ cần thiết giữa các cuộc họp.
7. Xác định thời gian bắt đầu và chấm dứt nhóm nghiên cứu, nếu áp dụng.
Chúng ta hãy xem xét các chuyên môn cần thiết để đạt được các mục tiêu của nhóm, và nó có thể mất bao lâu để tuyển dụng và tổ chức những nguồn tài nguyên. Viết những mốc thời gian này nhằm liên lạc và thảo luận của nhóm.
8. Xác định các thành viên của đội.
Chuyên môn nào có thể đội cần có để đạt được các mục tiêu? Ví dụ, một cơ quan chính thức để thu thập và phân bổ nguồn lực, hoặc là một chuyên gia trong một công nghệ nhất định. Luôn luôn xem xét nếu các thành viên sẽ có thời gian và năng lượng tích cực tham gia trong đội hình.
9. Chỉ định vai trò lãnh đạo.
Trưởng nhóm tập trung vào các hệ thống và thực tiễn trong đội hình, không phải về tính cách của các thành viên của nó. Ví dụ, các nhà lãnh đạo đảm bảo rằng tất cả các thành viên trong nhóm phải : a) có năng lực, b) hiểu rõ mục đích của nhóm và vai trò của họ trong đó, c) được hoạt động hướng tới việc đáp ứng mục đích và vai trò đó, và d) sử dụng thủ tục lập quyết định và giải quyết vấn đề. (Lưu ý rằng nhà lãnh đạo không phải lúc nào cũng có sức lôi cuốn mạnh mẽ, cá tính - trong khi đó loại cá thường có thể rất thành công tại các đội phát triển, nó thường có thể tạo ra thụ động hoặc thất vọng trong các thành viên khác theo thời gian, do đó làm tê liệt các nhóm)
10. Xác định vai trò của truyền thông - thông tin liên lạc là mạch sống của nhóm!
Truyền thông là đặc điểm quan trọng nhất của một đội ngũ thành công. Một người nào đó nên được chỉ định để đảm bảo rằng tất cả các thành viên nhận được thông báo thường xuyên về mục đích, hội viên, vai trò. Cũng nên thiết lập truyền thồn với những người bên ngoài nhóm, đặc biệt là những người đưa ra quyết định hoặc xác định xem đội bóng là thành công hay không.
11. Xác định nhu cầu cho các nguồn lực (đào tạo, vật liệu, vật tư, vv).
Chúng ta bắt đầu từ phân tích về mục đích và mục tiêu. Những gì cần thiết để đạt được chúng? Ví dụ, các thành viên có thể hưởng lợi từ một đào tạo cung cấp một cái nhìn tổng quan ngắn gọn về các giai đoạn điển hình của nhóm phát triển và bao gồm các gói tài liệu về cấu trúc của nhóm nghiên cứu, mục tiêu và quá trình đưa ra quyết định. Hãy xem xét chi phí, chẳng hạn như các giảng viên, chuyên gia tư vấn, cho thuê phòng và vật tư văn phòng. Làm thế nào các quỹ này sẽ được lấy và duy trì?
12. Xác định chi phí để cung cấp nguồn lực cần thiết cho nhóm.
Hãy xem xét chi phí, chẳng hạn như chi trả cho giảng viên, chuyên gia tư vấn, cho thuê phòng và vật tư văn phòng. Xây dựng một ngân sách các chi phí liên quan với việc có được và hỗ trợ các nguồn lực.
13. Liên hệ với thành viên trong nhóm.
Trước cuộc họp đầu tiên, hãy mời mỗi thành viên tiềm năng. Trước tiên, gửi họ một bản ghi nhớ, và sau đó đáp ứng với từng người riêng lẻ. Truyền đạt những mục tiêu của dự án, lý do tại sao người được lựa chọn, lợi ích của các mục tiêu cho tổ chức, các khung thời gian cho các nỗ lực của nhóm, và người sẽ dẫn dắt đội bóng (ít nhất ban đầu). Mời các thành viên trong nhóm cuộc họp đầu tiên.
14. Lên kế hoạch các hoạt động xây dựng nhóm để củng cố sự tin tưởng và mối quan hệ làm việc.
Hoạt động xây dựng nhóm có thể bao gồm buổi gặp gỡ trong đó các thành viên tự giới thiệu, các bài tập trong đó các thành viên giúp nhau giải quyết một vấn đề ngắn hoặc đáp ứng một mục tiêu cụ thể và có thể đạt được, hoặc một khoảng thời gian mở rộng trong đó các thành viên có thể nói lên mối quan tâm và thất vọng của họ về nhiệm vụ của mình trong nhóm.
15. Lên kế hoạch các cuộc họp nhóm đầu tiên.
Trong cuộc họp đầu tiên, xem xét các mục tiêu của đội, tại sao mỗi thành viên được lựa chọn, lợi ích của các mục tiêu cho tổ chức, khung thời gian cho các nỗ lực của nhóm, những người sẽ dẫn dắt đội bóng (ít nhất ban đầu), khi nhóm nghiên cứu có thể đáp ứng và ở đâu, và bất kỳ thay đổi đã xảy ra kể từ khi các cuộc họp cá nhân. Có thông tin bằng văn bản để tay ra để mỗi thành viên. Vào cuối cuộc họp, yêu cầu mỗi người để thực hiện một cam kết công khai các nỗ lực của nhóm.
16. Thường xuyên theo dõi và báo cáo về tình trạng của các thành viên trong nhóm trong việc đạt được các mục tiêu.
Thật tuyệt vời khi một đội bắt đầu với một kế hoạch thiết kế cẩn thận, nhưng sau đó từ bỏ kế hoạch thực hiện một lần ban đầu của kế hoạch đang được tiến hành. Đôi khi nếu kế hoạch là chậm tiến độ, các thành viên trong nhóm nghiên cứu kết luận rằng dự án không thành công. Kế hoạch có thể thay đổi - chỉ cần thay đổi hệ thống với ngày mới và phê duyệt những thay đổi.
17. Hỗ trợ các buổi họp nhóm và quá trình của các thành viên.
Tại thời điểm này, điều quan trọng là giám sát của các thành viên trong nhóm để cung cấp hỗ trợ và các nguồn lực khi cần thiết. Người giám sát thường xuyên theo dõi sự tiến bộ của các thành viên trong nhóm đạt được mục tiêu của họ
18. Thường xuyên ăn mừng những thành tựu của thành viên!
Một trong những cách tốt nhất để tránh kiệt sức là thường xuyên ăn mừng thành tích. Nếu không, các thành viên có thể cảm thấy như thể họ đang ở trên máy chạy bộ mà không có kết thúc. Theo sát thành công nhỏ và định kỳ.
